Control de horario laboral: ¿Cuáles son los mejores sistemas?

Control de horario laboral

El control de horario laboral es una herramienta de seguridad tanto para los empleadores como para los trabajadores. ¡Enterate cómo elegir el mejor sistema!

Puede que algunos empleados expresen su malestar por tener que fichar el horario de llegada y salida al trabajo. En la mayoría de las empresas se comprende que el registro del tiempo en la oficina es sólo una herramienta para calcular el presentismo.

Sin embargo, puede que algunos rubros tengan trabajadores que son más eficientes y aportan mejores resultados productivos con la carga mental fuera de las instalaciones físicas. Aún en estos casos particulares, el control de horario y acceso también es una necesidad de las compañías para lograr mayor seguridad.

Saber en qué momentos tu personal estuvo en la oficina representa mucho más que una grilla que controla el cumplimiento de las horas físicas. Es también una herramienta que permite a los empleadores saber quién estuvo en qué momento en la compañía.

Además, cuando el servicio es tercerizado y automatizado, les ofrece a los trabajadores un respaldo ante reclamos por ausentismos falsos, llegadas tarde y salidas temprano, así como también una garantía para la cobertura médica por accidentes de trabajo.

Control de horario laboral

La realidad es que, salvo para operarios de maquinarias especializadas, muchos negocios no se circunscriben sólo al espacio de trabajo compartido, sino que los profesionales siguen trabajando en sus casas o en diferentes ambientes. Esto es también un problema para los trabajadores que no pueden contabilizar la totalidad de las horas de servicio prestadas.

Pero, cuando el empleado cuenta con la posibilidad de registrar su franja horaria prestada al servicio de la empresa, cuenta también con un respaldo para defender el cumplimiento de las condiciones laborales estimadas por el convenio de trabajo y las obligaciones mutuas acordadas al momento de la contratación.

Por este motivo, y con el auge de los trabajos remotos y digitales, se han desarrollado también herramientas de software que registran el cumplimiento de las metas laborales también en organizaciones home office o de trabajo remoto, pero también en pequeñas empresas que no poseen sistemas de control de acceso.

¿Cuáles son las mejores soluciones para el control de horario laboral?

El sistema más rudimentario para el control del horario laboral es la histórica hoja de cálculo que se imprime y demanda la firma del empleado con su hora de trabajo.

No obstante, salvo que cuentes con una persona dedicada a ofrecer el registro y que certifique la identidad, firma y el horario en el que ingresa y egresa, este sistema es sumamente vulnerable a la falsificación.

Destinar a un trabajador al control manual de entrada de llegada y salida del resto de los recursos humanos, además de ser ineficiente, da lugar a posibles errores, y es también un sistema fácil de corromper.

Por más que nos pese, la realidad es que sistemas automatizados con computadoras son más imparciales que una persona y democratizan el control considerando a todos los trabajadores por igual, ya sea un alto rango, administrativo, operario o personal de servicio, todos son registrados de la misma manera.

contorl de horario en el trabajo

Entre las oportunidades para automatizar el control de horario laboral se encuentran tres grandes grupos:

#1. Sistemas de control mediante tarjeta personal de banda magnética o proximidad: 

La segunda opción de este tipo de mecanismos suele ofrecer mayor tiempo de vida útil que la primera pero requiere sistemas de lectura más complejos para evitar la falsificación.

De todas formas, esta herramienta también requiere que los empleadores tengan una mayor confianza en sus recursos humanos para el cuidado de las tarjetas de acceso.

Asimismo, para mayor seguridad, será necesario contar con personal en la puerta de entrada que conozca a los miembros de la compañía o pueda validar la identidad del portador de la tarjeta.

Esta solución ofrece un acceso rápido, práctico y sencillo que demanda poco mantenimiento y con una reducción de los costos operativos a largo plazo frente a la antigua hoja de firmas.

#2. Sistemas de control biométricos:

Estos pueden ser las opciones más sofisticadas, con menores costos operativos y difíciles de hackear ya que es el mismo trabajador el registra su ingreso y egreso y autentifica su identidad.

Estas soluciones pueden presentarse por huellas dactilares, patrones faciales, retinas, el iris o la geometría de la palma de la mano. Su principal desventaja es su alto precio de implantación, debido al costo de la tecnología que utilizan, pero su beneficio es que se amortizan rápidamente a largo plazo.

control de accesos

#3. Soluciones de software de control de presencia, horario y actividad:

Se trata de sistemas ideados para trabajos en entorno web para marcar el inicio y cierre de las operaciones. Son herramientas declarativas que, por lo tanto, pueden estar sujetas al error, pero que a la vez pueden estar aparejadas con registros de cumplimiento de las tareas y la productividad del tiempo laboral.

Por otra parte, nada escapa a la ingeniería del fraude como ha quedado demostrado con el afamado caso de los trabajadores de Aerolíneas Argentinas que replicaron los registros dactilares con dedos de silicona.

En este caso en particular, el fraude fue detectado por el control de las cámaras de videovigilancia de la estación aeroportuaria. Como dicen, la mentira tiene patas cortas, pero también es necesario señalar que en este caso particular los ex empleados de la aerolínea también pusieron en riesgo su seguridad ya que ante un accidente cualquiera fuera de las instalaciones quedarían sumamente expuestos y descubiertos. Sin mencionar que al revelarse el fraude pusieron en evidencia lo prescindibles que eran para la empresa al ausentarse toda una semana.

En conclusión, no hay sistema que sea 100% infalible a la imaginación e ingeniería del fraude, pero la tecnología nos permite reducir los riesgos, los costos y las tareas burocráticas para ganar mayor eficiencia que nos permitirá destinar recursos a otras áreas productivas.

Finalmente, no está de más evaluar la instalación de sensores de movimiento y cámaras de videovigilancia, para acceder a un mejor control tanto en el horario de trabajo, como por fuera de las franjas laborales.

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