derechos de acceso a archivos

Por qué se debe cuidar los derechos de acceso a archivos

Toda empresa que maneje información de carácter confidencial, debe resguardar los derechos de acceso a archivos que se almacenan en sus dispositivos. Esto se debe a que las amenazas informáticas se encuentran al acecho. Veamos más sobre este interesante tema.

La importancia de los archivos empresariales

Desde hace algunas décadas, la presencia de los sistemas informáticos en las empresas empezó a hacerse cada vez más masiva. Esto generó que, con el pasar de los años, la gestión de archivos físicos fuese migrando a archivos digitales.

Además, la masificación del acceso a internet trajo consigo nuevas ventajas, como el almacenamiento en la nube, la generación de backups, el uso de discos duros portátiles, entre otras herramientas para el resguardo de datos.

Como resultado, las empresas se vieron beneficiadas al tener diferentes vías para clasificar, desclasificar, descartar e incluso modificar información, siempre de una manera legal y transparente.

Por eso, es pertinente conocer las categorías de los archivos según su relevancia:

1. Archivos clasificados

Se trata de los documentos informáticos más preciados para una empresa, por lo que su prioridad de resguardo es alta. Además de esto, se supone que solo algunas personalidades dentro de la compañía tienen acceso a ellos.

Por su elevada importancia, estos archivos suelen ser secretos, y su almacenamiento se limita a cierta ubicación protegida. Algunos ejemplos de este tipo de documentos pueden ser: secretos comerciales, estrategias de marketing, fórmulas y recetas, imagen de nuevos productos, listados de talento humano, etc.

2. Archivos desclasificados

Este tipo de archivos también es importante, aunque, por su naturaleza, no ameritan una protección tan grande.

Del mismo modo, a la empresa no le resulta inconveniente el hecho de que los mismos sean manejados por una mayor cantidad de empleados, o que incluso dichos documentos puedan publicarse.

Entre ellos, se pueden mencionar informes de gestión, listados protocolares, estados financieros de años anteriores, entre otros. En muchos casos, esta información fue inicialmente confidencial, pero con el paso del tiempo, su importancia se redujo.

3. Archivos descartables

Se trata de documentos que ya no se utilizan, pero que, sin embargo, aún deben permanecer entre los respaldos de la empresa, por motivos de auditoría, consulta o simplemente por conservar un archivo histórico de las actividades corporativas.

Este tipo de archivos pueden ser de acceso abierto al personal de la empresa, o limitado únicamente para ciertas áreas de la misma.

Igualmente, en muchos países, por motivos de regulación, las empresas tienen la prohibición legal de eliminar datos, ya que esto puede comprometer seriamente el control de sus actividades. Esto implica sobre todo a compañías como bancos, firmas auditoras, bufetes de abogados, etc.

Los permisos para acceder a archivos

En vista de lo anterior, toda empresa debe contar con una clasificación de sus archivos, de manera que quede claro qué empleados pueden o no acceder a los mismos. Esto no solo optimizará la gestión de la información, sino que también incrementará los filtros de seguridad existentes.

Es por ello que, al generar permisos de acceso, también se coloca un cerco de protección ante posibles amenazas informáticas, muchas de las cuales surgen ante el descuido o la omisión de una persona.

Estos son algunos de los motivos principales para filtrar el derecho de acceso a los archivos de una empresa:

1. Facilitar la determinación de responsabilidades

Cuando un empleado específico o un área puntual de la empresa tienen acceso exclusivo a ciertos archivos, se hace mucho más sencillo determinar responsabilidades al momento de algún error que conduzca al daño, alteración o eliminación de dichos documentos.

2. Manipular de modo más cuidadoso los sistemas informáticos

El derecho de acceder a un archivo no solo es un privilegio de seguridad para un empleado, sino que también es una inmensa responsabilidad. Es por ello que esta política estimula un manejo cuidadoso de los sistemas, programas y documentos de la empresa.

3. Establecer contraseñas de seguridad

El control aplicado sobre el acceso a los archivos, obliga a que la empresa desarrolle métodos prácticos para lograrlo. Es por ello que deben implementarse contraseñas de seguridad, en conjunto con la encriptación de los documentos.

4. Contratación de compañías de seguridad informática

Es habitual que muchas empresas, sobre todo aquellas pequeñas y medianas, no cuenten con el personal necesario para desarrollar herramientas que les permitan controlar el acceso a los archivos.

En este sentido, existe la alternativa de contratar los servicios de alguna compañía especializada en la integración de soluciones informáticas. En el mercado argentino, existen muchas opciones, y una de ellas es la empresa USS Seguridad.

De cualquier modo, y como conclusión, los derechos de acceso a archivos conforman una herramienta esencial para cualquier empresa que desee evitarse problemas de seguridad, más si se trata de información sensible, que pudiera ser aprovechada por los ciberdelincuentes.

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