Cuando se piensa en lugares de trabajo seguros, lo primero que viene a la mente son las medidas de salud y seguridad laboral. Sin embargo, no es suficiente para afirmar que la oficina es un lugar seguro. En realidad juegan otros factores, como los riesgos físicos y la seguridad de la información. Toda empresa que se precie de cuidar a sus empleados debe tener en cuenta los siguientes cuatro puntos fundamentales.
Lista de comprobación de la oficina segura
Los convenios internacionales, leyes y convenios colectivos de trabajo establecen ciertas condiciones laborales para garantizar la salud y seguridad laborales. Sin embargo, no es suficiente para afirmar que una oficina es un lugar seguro.
De hecho, hay una serie de factores que están considerados de manera muy general, por lo que quedan en manos de las empresas implementar las medidas correspondientes.
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Para saber si tu oficina es un lugar seguro te proponemos esta lista de comprobación compuesta por cuatro puntos fundamentales:
- Seguridad física. Implica la prevención de intrusiones y hurtos. Para asegurarlo hay distintos medios humanos, físicos y electrónicos. Además, pueden implementarse protocolos de prevención. Los medios de seguridad física deben contar con la aceptación por parte de los empleados, especialmente cuando consisten en formas de identificación biométrica.
- Seguridad de la información. Cada vez más importante, ya que la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos de las empresas. También se apoya en medios físicos, electrónicos y humanos.
- Prevención de riesgos ambientales. Una de las lecciones que dejó la pandemia de COVID-19 es la necesidad de prevenir riesgos ambientales. Además, el cambio climático es una realidad, y con éste la posibilidad de desastres ambientales como los que pueden causar inundaciones o tornados.
- Seguridad psicológica. Un ambiente de trabajo positivo y respetuoso, con una cultura de equidad y liderazgos claros y transparentes, sin duda permite afirmar que la oficina es un lugar seguro. Hay varios medios para garantizar la seguridad psicológica de los empleados, un factor que a menudo se pasa por alto pero que hace a la felicidad y bienestar de los trabajadores y por lo tanto a un ambiente laboral más seguro.
La oficina es un lugar seguro con estos medios de seguridad física
Más allá de las medidas obligatorias como la protección contra incendios y la protección eléctrica, el objetivo de los medios de seguridad física es prevenir intrusiones y hurtos, protegiendo las vidas de quienes se encuentran en la empresa y sus bienes materiales e inmateriales. Así, se puede afirmar que la oficina es un lugar seguro si cuenta con dispositivos como:
- Controles de acceso. Permiten garantizar que solo las personas autorizadas pueden ingresar a la oficina. Hay varios medios de control de accesos, desde personal designado o contratado, hasta sistemas electrónicos de identificación. Incluso sistemas avanzados con controles biométricos. Los controles de acceso pueden implementarse tanto para el ingreso al ámbito de la oficina como a sectores dentro del edificio. La elección depende del tipo de empresa y análisis de riesgos.
- Seguridad perimetral. Son los medios que permiten controlar el acceso desde el exterior, en todo el perímetro del edificio. Por ejemplo cercas o muros equipados con sistemas de alarma o videovigilancia.
Para completar este punto, digamos que tanto los controles de acceso como los medios de seguridad perimetral deben ser aceptados por el personal y tener en cuenta las normas sobre protección de datos personales.
Seguridad de la información
La oficina es un lugar seguro si existen medidas de prevención de riesgos de la información. Actualmente, la información es uno de los activos más valiosos de las empresas. De hecho, reúnen datos del personal, clientes, proveedores, además de los registros de actividad a partir de sensores, conexiones a Internet y equipos informáticos.
Los riesgos de la pérdida de información pueden convertirse en un verdadero problema de seguridad para los empleados, si queda expuesta información sensible, datos bancarios o datos personales.
Las principales medidas de seguridad de la información son:
- Controles de acceso a equipos informáticos. Solo las personas autorizadas pueden tener acceso a información confidencial. Especialmente importante a partir de los nuevos hábitos laborales que incluyen trabajo remoto.
- Protección de datos. La información digital debe estar cifrada y protegida con contraseñas seguras. Además, es necesario el triple resguardo de los datos: en los equipos, en discos externos y en la nube.
- Información en soporte físico. No toda la información de la empresa está digitalizada. En muchos casos, se deben conservar registros o documentos en papel, microfilmes, fotografías u otros soportes. En estos casos, se deben tomar las medidas de protección necesarias, como archivos acondicionados, así como controles de acceso a esta información.
Prevención de riesgos ambientales
Así como la oficina es un lugar seguro si se protege de intrusiones, hurtos y ataques informáticos, también debe prestar atención a los riesgos ambientales.
Además de las medidas obligatorias de salud y seguridad laboral o protección contra incendios, hay riesgos ambientales difíciles de prevenir, como inundaciones, daños por tornados o epidemias.
La seguridad frente a riesgos medioambientales en oficinas se apoya en:
- Entrenamiento de seguridad. Todo el personal debe estar capacitado para saber qué hacer frente a un desastre ambiental. Es necesario contar con protocolos de actuación y un equipo de gestión de crisis para hacer frente a las consecuencias. Aquí debemos incluir también los incendios, si fallan las medidas de prevención o alertas tempranas.
- Información. Todos los empleados deben estar informados acerca de los posibles riesgos medioambientales.
- Mantenimiento de las áreas de trabajo. Las áreas de trabajo deben estar siempre limpias y ordenadas, para facilitar la evacuación en caso de desastre ambiental. Además, ayuda a prevenir contagios y epidemias al mantener las áreas libres de virus y microorganismos dañinos.
Percepción psicológica de que la oficina es un lugar seguro
También podemos afirmar que la oficina es un lugar seguro si la empresa se preocupa por el bienestar y la salud psicológica de los empleados. De hecho, tanto la Organización Internacional del Trabajo como la Organización Mundial de la Salud promueven abordar los problemas de salud mental en el lugar de trabajo, como el estrés, depresión y ansiedad.
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La salud psicológica puede verse afectada por distintas condiciones del ambiente laboral. Además, los nuevos modelos, la globalización y las transformaciones en el mundo del trabajo generan mayores desequilibrios entre la vida laboral y personal. A esto se deben sumar las crisis económicas que generan inseguridad laboral, precarización y mayor riesgo de desempleo.
Por otra parte, el estrés y otros trastornos generados por el trabajo tienen costos económicos para las empresas, ya que generan ausentismo, menor rendimiento y productividad, falta de compromiso y motivación con el trabajo.
Para prevenir los riesgos de seguridad psicológica se recomienda:
- Generar un ambiente de trabajo positivo y respetuoso.
- Fomentar la comunicación y colaboración entre empleados.
- Favorecer los liderazgos positivos, la mentoría y la equidad.
- Crear protocolos de prevención de situaciones de violencia y acoso laboral y de género.
En conclusión, podemos decir que la oficina es un lugar seguro si garantiza el bienestar físico y psicológico de quienes pasan en ella largas horas del día.
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Hasta aquí llegamos con la nota “¿Tu oficina es un lugar seguro? Conocé los 4 puntos fundamentales para saberlo”. Esperamos que te haya sido útil. Recordá que en USS brindamos soluciones en sistemas de protección integral. Contactanos para más información.
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Fuentes
Estrucplan (2019). ¿Qué es obligatorio y qué es recomendable? https://estrucplan.com.ar/que-es-obligatorio-y-que-recomendable/
Organización Mundial de la Salud (2022). La OMS y la OIT piden nuevas medidas para abordar los problemas de salud mental en el trabajo, https://www.who.int/es/news/item/28-09-2022-who-and-ilo-call-for-new-measures-to-tackle-mental-health-issues-at-work
OIT (2016). Estrés en el trabajo: un reto colectivo. https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/@ed_protect/@protrav/@safework/documents/publication/wcms_473270.pdf
