¿Cómo mejorar la administración de Flotas vehiculares?

administración de flotas vehiculares

La administración de flotas vehiculares es la gestión, mantenimiento y monitorización del parque automotor de una empresa. El término flota incluye todos los vehículos equipados con un motor. De hecho, a partir de la tendencia hacia la sostenibilidad, la clase y cantidad de vehículos que componen una flota es cada vez mayor. Además, da lugar a nuevas formas de movilidad. Así, la tarea de un gerente de flotas es cada vez más compleja, y exige versatilidad, capacidad de organización y curiosidad por conocer y dominar un mercado en plena evolución.

Nuevos desafíos para la administración de flotas vehiculares

Más allá de las funciones tradicionales del gerente de flotas, actualmente aparecen nuevos desafíos. De hecho, la administración de flotas vehiculares comprende todos los vehículos de la empresa:

  • De función.
  • De servicio.
  • Utilitarios.
  • Profesionales.

El objetivo de la gestión es la optimización de costos relacionados con el transporte. Sin embargo, los usuarios, consumidores y grupos de interés plantean nuevas exigencias relacionadas con el medio ambiente y la seguridad.

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En este sentido la administración de flotas vehiculares debe tender a:

  • El desarrollo de la actividad. Tiene en cuenta factores externos, como cambios en la legislación, evolución del mercado y costos en aumento.
  • La productividad.
  • La seguridad de los conductores. Incluye la capacitación y mejoramiento de hábitos de conducción.
  • Prevención del riesgo de accidentes. Incluye controles, mantenimiento y conservación del vehículo.
  • Disminución o compensación de las emisiones de dióxido de carbono. De hecho, se considera que en Argentina casi el 14% del total de emisiones de gases con efecto invernadero proviene del transporte. Considera aspectos logísticos, políticas de compensación y elección del combustible.

Recursos para la administración de flotas vehiculares

El mercado pone a disposición de los gestores de flotas distintos recursos para su administración, desde software hasta automatización. Las tecnologías ayudan a ser más eficiente y contar con más y mejores datos. Sin embargo, para mejorar la administración de flotas vehiculares no se deben olvidar dos puntos clave:

  • Bienestar del conductor.
  • Trabajo en conjunto con otras áreas de la empresa, como Compras, Recursos Humanos o Finanzas.

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Dicho esto, analicemos los distintos recursos tecnológicos que pueden mejorar la administración de flotas.

Software de gestión de flotas

Permite a los administradores contar con información relevante sobre el rendimiento de la flota. La mayoría de estos softwares son bases de datos combinadas con aplicaciones para registrar, compilar datos y crear informes que puedan ayudar a una gestión mejor, más eficiente y económica.

El software de gestión de flotas debe integrarse al resto de los programas de la empresa. Así, se eliminan tareas administrativas rutinarias para concentrarse en las tareas más importantes. También es ideal que cuente con una aplicación para recopilar datos en el campo.

Automatización de procesos

La automatización de procesos operativos se refiere a la integración de sistemas computarizados y electromecánicos para el control de vehículos. Las herramientas de automatización realmente transforman la gestión de flotas, aumentando la productividad.

La automatización ofrece soluciones para:

  • Control de cargas de combustible. Incluye validación satelital y verificación de litros.
  • Evaluación de hábitos de conducción. Permite corregir el desempeño de los conductores para prevenir accidentes, reducir multas y mejorar el rendimiento de los vehículos.
  • Control del uso de flotas. Verifica detalles de los viajes.
  • Optimización de tiempos de carga y descarga para reducir tiempos muertos.
  • Computadoras a bordo para obtener información detallada del estado de la flota.
  • Cumplimiento de despachos.
  • Mantenimiento de la cadena de frío.
  • Gestión de mantenimiento y documentación.

Resultados de una mejor administración de flotas vehiculares

¿En qué aspectos debería notarse un mejoramiento en la gestión de la flota? Realmente se puede decir que se están haciendo bien las cosas si:

  • Aumenta el bienestar de los conductores, se reducen los riesgos de accidente y mejoran los hábitos de conducción.
  • Se trabaja en equipo, hay buena comunicación y liderazgo.
  • Las unidades se mantienen en buen estado y se renuevan cuando es necesario. Se realiza el programa de mantenimiento preventivo evitando gastos innecesarios. Se recurre a soluciones innovadoras en punto a combustibles, tipo de vehículos y formas de adquisición.
  • Se reduce y optimiza el consumo de combustible en base a una correcta gestión de cargas y rutas, además de la conducción y mantenimiento correctos.
  • Mejoran los indicadores de desempeño específicos.

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