El mercado mundial de espacios de trabajo conjunto está en constante aumento. Según la consultora Mordor Intelligence, alcanzará los 36.000 espacios de trabajo en 2025. Los usuarios pueden segmentarse en profesionales independientes, equipos de startups, Pymes y corporaciones en gran escala. Sin embargo, todos, más los propietarios, comparten una misma preocupación: la seguridad en los espacios de coworking. ¿Es tu caso? Desde un punto de vista integral, incluye desde la protección física de vidas y bienes hasta la salud física y mental de los usuarios, pasando por la seguridad de redes e información.
¿Cuál es el marco legal en los espacios de coworking?
La seguridad en los espacios de coworking tiene ciertas particularidades. Para comenzar, hay una diversidad de usuarios, desde profesionales independientes hasta empleados de empresas en relación de dependencia. Cada uno de estos está sujeto a diferentes reglamentaciones.
Por ejemplo, el trabajador independiente puede utilizar el servicio el tiempo que lo necesite, mientras que los trabajadores en relación de dependencia tienen un horario que cumplir. Esto genera un mayor movimiento dentro del espacio de coworking.
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Por otra parte, los trabajadores independientes pueden tener cierta flexibilidad en cuanto a exigencias respecto de elementos de trabajo o protección personal. En cambio, las empresas que utilicen este servicio para sus empleados deben constatar el cuplimiento de las normas de seguridad en los espacios de coworking en cuanto a la legislación laboral.
Las normas legales a tener en cuenta son:
- Ley de alquileres, ya que se trata de un alquiler temporal de espacios laborales.
- Ley de Teletrabajo, aunque ésta no discrimina si el trabajo se realiza en el hogar, coworking u otro espacio, excepto que lo condiciona al uso de tecnologías de la información y la comunicación.
- Código Civil y Comercial de la Nación, que modifica parcialmente los contratos de trabajo al reglamentar contratos de manera remota y locación de servicios.
Desafíos de la seguridad física en los espacios de coworking
Visto todo lo anterior, la seguridad en los espacios de coworking desde el punto de vista de la protección física de vidas y bienes, se articula en torno a tres ejes:
- Accesibilidad permanente para gestionar.
- Desarrollo de nuevos métodos de acceso.
- Gestión de la seguridad en espacios auxiliares.
Estos tres elementos permiten afrontar los desafíos de espacios de trabajo abiertos, flexibles y mixtos.
Accesibilidad permanente para gestionar
Los espacios de coworking deben ser accesibles para todos los coworkers, en cualquier momento y con total autonomía. Incluso hay centros de cotrabajo abiertos las 24 horas, lo cual plantea desafíos adicionales.
Para garantizar la seguridad en los espacios de coworking y facilitar el acceso, se implementan soluciones de videovigilancia, alarmas de intrusión y controles de acceso como tarjetas o claves numéricas.
La solución debe incluir cámaras de visión nocturna y otras que proporcionen un campo de visión completo con detección de movimiento.
Desarrollo de nuevos métodos de acceso
En búsqueda de flexibilidad, los propietarios de espacios de coworking tratan de ofrecer a los usuarios tantas herramientas como sea posible: aplicaciones para teléfonos inteligentes, códigos QR entre otras.
Las herramientas tecnológicas deben configurarse en un marco seguro, para que las soluciones externas pueda interactuar con el sistema de seguridad interno.
Por ejemplo crear una política de controles de acceso que contemple las diferentes categorías:
- Visitantes.
- Pases de día.
- Miembros mensuales.
- Full-time.
Gestión de la seguridad en los espacios auxiliares
Actualmente, los espacios de coworking no se limitan a unas oficinas equipadas con computadoras o espacios de trabajo individuales o colectivos. En cambio, ofrecen un amplio abanico de servicios, como estacionamiento, restaurante, áreas de descanso, recreación o deporte.
Incluso en muchos casos organizan eventos orientados a crear comunidad entre los usuarios.
Estos desarrollos requieren que los administradores encuentren el equilibrio adecuado entre complejidad, flexibilidad y seguridad en los espacios de coworking.
Claramente, las herramientas y configuraciones de los espacios auxiliares son diferentes a las del espacio de trabajo, pero los usuarios tienen que poder acceder a los diferentes lugares al mismo tiempo que se garantiza la seguridad del edificio.
Protección a la salud y seguridad personal
El trabajo en espacios de coworking implica que muchas personas los transiten diariamente. Una de las claves para preservar la seguridad en los espacios de coworking es la creación de comunidades.
De hecho, el coworking se diferencia de las clásicas oficinas compartidas por el espíritu de colaboración que potencia la creatividad, la innovación y la generación de una red más amplia de contactos.
Muchas veces, la gente trabaja alrededor de una misma mesa o en oficinas cercanas sin conocerse ni saber qué hace cada uno. La creación de comunidad, además de fortalecer los vínculos y crear sinergia, aumenta la seguridad al acrecentar la confianza entre las personas.
Junto con las medidas de seguridad física, se deben implementar normas de convivencia y estándares de protección a la salud.
Normas de convivencia
En general, los contratos de coworking reglamentan el uso de los servicios e instalaciones y los derechos y obligaciones de las partes. Sin embargo, hay normas de convivencia no escritas cuyo cumplimiento hace a la seguridad en los espacios de coworking.
Algunas son muy básicas y elementales y son las mismas que seguiría cualquier trabajador remoto que cumpla sus tareas en el hogar, como mantener la limpieza en la cocina y el baño.
Otras están más relacionadas con mantener un ambiente de trabajo propicio a la concentración y a creatividad, como evitar ruidos molestos o cuidar la higiene personal.
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Finalmente, las normas de conducta que hacen a la seguridad personal de todos los trabajadores, como el respeto entre las personas, comportamiento profesional, respeto al tiempo de trabajo de los demás, y resolución de conflictos de manera amigable.
Protección de la salud
Al mismo tiempo, cuidar la salud propia y la de los demás. Por ejemplo, no concurir al espacio de coworking en estados gripales y evitar las posibilidades de contagio si se padece alguna enfermedad de este tipo, como no compartir utensilios ni objetos personales.
Desde el punto de vista del empleador, se deben proporcionar espacios saludables, ventilados y señalizados, al mismo tiempo que mobiliario ergonómico y seguro.
Informática y seguridad en los espacios de coworking
Por último, pero no lo menos importante, la protección de datos en los espacios de coworking es central. Al mismo tiempo, es una responsabilidad compartida entre usuarios y propietarios.
Los propietarios deben asegurar la red cableada o de Wi-Fi protegiéndola con contraseñas. Es una buena práctica cambiar las contraseñas con frecuencia.
También se recomienda instalar una red de malla utilizando controladores para administrar la red, las direcciones IP y los dispositivos que tienen acceso a zonas Wi-Fi específicas. Así, se puede ver qué dispositivos están utilizando la banda ancha.
Recomendaciones para usuarios
Por parte de los usuarios, es importante que ciertas normas informáticas de seguridad en el espacio de coworking figuren en el contrato de cotrabajo. Por ejemplo, un contrato de un espacio de coworking de la provincia de Salta, Argentina, establece las siguientes obligaciones:
- No dañar, deshabilitar, sobrecargar o deteriorar cualquier red conectada a cualquier servidor de la empresa.
- Acceder solo a los servicios, cuentas sistemas o redes autorizados.
- No enviar ni descargar archivos ilegales o para los cuales no tengan permiso para hacerlo.
- Adoptar sus propias medidas de seguridad informática.
- No utilizar los servicios en relación con concursos, esquemas piramidales, marketing multinivel, cartas en cadena, correo basura, spam o cualquier mensaje duplicado o no solicitado.
- No quebrantar la seguridad de los sistemas informáticos de ninguna manera.
Más allá de esto, los trabajadores en relación de dependencia que utilicen un espacio de coworking están sujetos a las disposiciones de su empleador en cuanto a seguridad informática, tiempos de conexión y otras características del trabajo.
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Hasta acá llegamos con la nota “Las políticas de seguridad en los espacios de coworking: ¿qué debes saber?. Esperamos te haya sido útil. Recordá que en USS Seguridad Integral somos especialistas en soluciones de videovigilancia. Contactanos para más información.
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